PMO – Was ist das eigentlich und welche Vorteile bietet das PMO für ein Projekt und ein Unternehmen?

PMO ist die Abkürzung für Project Management Office und beschreibt für uns das Herzstück eines Projekts.
Das PMO ist die zentrale Stelle im Unternehmen zur Steuerung des Projektmanagements und zur Pflege des eingesetzten Projektmanagementsystems (z.B. Clarity, Blue Ant, Jira). Dabei unterstützt es alle Projekte im Betrieb und liefert Hilfsmittel, wie Projektassistenzen, Standards und Richtlinien. Gleichzeitig hat das PMO den Überblick über alle Projekte, deren Fortschrittsgrad und Status und betreibt damit Multiprojektmanagement.

Das PMO stellt dabei sicher, dass das Projektmanagement nicht unkoordiniert aus dem Bauch heraus, sondern nach Standards und unter Einbezug aller dem Unternehmen vorliegenden Informationen stattfindet. Der Aspekt der Datenbetrachtung und des Einbezugs aller vorliegenden Informationen ist für uns als ReInvent der entscheidende Mehrwert eines Project Management Offices. Denn nur so schafft das PMO das Herzstück eines Projekts und auch eines Unternehmens zu werden und die Effektivität und Effizienz eines Unternehmens zu steigern. Im Übrigen besitzt das PMO eine gleichermaßen wichtige Rolle unabhängig davon, ob ein Projekt agil, per Wasserfall oder in einer hybriden Weise gesteuert werden soll.

Die konkrete Ausgestaltung eines PMOs ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Für ReInvent stehen jedoch folgende 5 Kernfunktionen des Projekt Management Office fest:

Die fünf Kernfunktionen eines PMOs

1. Projektmanagement Standards: Das PMO gewährleistet einheitliche Projektmanagement-Standards und Qualität, auch über Projekte hinweg. Somit muss nicht für jedes Projekt das Rad neu erfunden werden.
2. Projektkoordination auf strategischer Ebene: Das PMO koordiniert verschiedene Projekte auf strategischer Ebene. So kann koordinierte Priorisierung zwischen Projekten und Teilprojekten auf übergeordneter Ebene stattfinden.
3. Operative Projektunterstützung: Das PMO bietet auch operative Unterstützung innerhalb des Projekts. Es unterstützt den Projektleiter beispielsweise bei der Einführung von Regelterminen, der Erstellung von Protokollen und der Vor- und Nachbereitung von Unterlagen.
4. Operative Projektkoordination und Ressourcenplanung: Das PMO koordiniert Projekte und deren Teilprojekte und plant den Ressourceneinsatz. Auf diese Weise fallen abteilungs- und bereichsübergreifende Problemstellungen und entsprechende Abhängigkeiten schneller auf und können objektiv behandelt werden.
5. Projektcoachings: Das PMO bietet Projekt-Coaching und Trainings an und kann dabei auf den Erfahrungsschatz vorheriger Projekte zurückgreifen (#lessonslearned).

Insgesamt haben all diese Aktivitäten das Ziel die Transparenz, Effektivität und Effizienz eines Projekts zu steigern und auf diese Weise Ressourcen zu sparen.

 Wann ist ein PMO besonders sinnvoll?

Besonders sinnvoll ist der Einsatz eines PMOs bei großen Unternehmen, die eine Vielzahl von Projekten betreuen oder bei Großprojekten, die Multiprojektmanagement erfordern. Die Anzahl dieser wird in den nächsten Jahren stetig steigen, denn es werden immer mehr Projekte realisiert, die Abhängigkeiten zueinander aufweisen. Gerade hier zeigen sich die Vorteile eines standardisierten PMOs, welches aus der Vogelperspektive den Blick auf das Projekt hat. Dabei ist das Projekt Management Office dazu in der Lage die Erkenntnisse dieses Blicks als fundierte Entscheidungsgrundlage an die Geschäftsleitung und die Projektleitung weiterzugeben.

PMO not everyone´s darling but everyone´s truth

Denn das Projekt Management Office kann und sollte nicht versuchen es allen Projektbeteiligten recht zu machen, sondern vielmehr die Realität abzubilden und auf Missstände aufmerksam zu machen. Dem PMO gelingt dies besser als den Projektbeteiligten, da das PMO selbst nicht für die inhaltlichen Teilergebnisse im Projekt verantwortlich ist. Stattdessen agiert das Projekt Management Office auf einer übergeordneten strategischen Ebene und fokussiert sich dabei auf Daten. Um Konflikte zu vermeiden und schnell an valide Datenquellen zu kommen, sollte das PMO sich dennoch darum bemühen einen guten Draht zu den Projektleitern und Projektbeteiligten zu pflegen.

Unser Fazit

Mit einem Projekt Management Office kann mit einem kleinen Team von Mitarbeitern sichergestellt werden, dass valide und konsistente Datenquellen innerhalb eines Unternehmens genutzt werden, die sicherstellen, dass bereits Gelerntes nicht mehr vergessen wird. Zudem wird mit dem Einsatz eines PMOs eine objektive Instanz geschaffen, die den Blick über Projekte hinweg ermöglicht, um letztendlich die Transparenz, Effektivität und Effizienz eines Projektes zu verbessern.

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